FAQ: Hoe exporteer ik vanuit Beeyond eenvoudig gegevens naar Excel?

Owned by Ron Kanters (Unlicensed)
Last updated: Nov 06, 2023 by Roman Haex
4 min read

Vraag:

Hoe exporteer ik vanuit Beeyond eenvoudig gegevens naar Excel?

Antwoord:

Via de front-end is het eenvoudig voor een gebruiker om gegevens direct naar Excel te exporteren. Dit kunnen artikelen zijn, maar bijvoorbeeld ook export- of importmappings, de blauwdruk of gebruikers. De export kan gestart worden via het Excel export icoontje, welke in elk overzicht in Beeyond aanwezig is. In deze FAQ ga ik verder uit van het exporteren van artikelen, echter werken andere exportlijsten op een zelfde wijze.



De werking van deze functionaliteit is gewijzigd vanaf release 1.8.3.4, en deze zal in deze FAQ verder uitgelegd worden. De aanpassingen die gedaan zijn brengen de volgende voordelen met zich mee:

  • Er is nu geen limiet meer op de hoeveelheid data die geëxporteerd wordt.

  • Exports worden afgehandeld via de workflow server (op de achtergrond) waardoor dit geen performanceverlies met zich meebrengt voor gebruikers;

  • Exportbestanden worden opgeslagen in een persoonlijke Berichtenbox. De geëxporteerde bestanden kunnen vanuit deze berichtenbox eenvoudig geopend worden. De bestanden blijven hierin staan totdat de gebruiker de bestanden verwijderd uit deze berichtenbox.



Inhoudsopgave

Starten export

Indien een bepaalde set artikelen geëxporteerd dient te worden kan dit als volgt:

  • Ga naar Gegevens, Entiteiten en open de Artikel-entiteit.

  • Filter vervolgens in Beeyond de artikelen die geëxporteerd dienen te worden. Dit kan zowel via het simpele- als geavanceerde filter. Alle artikelen in het filter worden geëxporteerd.

  • Zorg dat de juiste kolommen zichtbaar zijn. Alleen de zichtbare kolommen worden namelijk meegenomen in de export. Let op dat afbeeldingen niet worden meegenomen in de Export naar Excel.

  • Klik op 'Excel export'.

  • Er volgt nu de melding: Excel export gestart. Zodra deze gereed is krijgt u een notificatie bij "Berichten".

Aandachtspunten

  • Op het moment dat een export gestart is zal het Excel export icoontje voor de betreffende gebruiker greyed out worden. Deze functie kan dan tijdelijk niet meer gebruikt worden totdat de zojuist gestarte export gereed is, en zichtbaar in de berichtenbox. Op dat moment wordt het icoontje weer automatisch vrijgegeven en is het mogelijk een nieuwe export te starten vanuit Beeyond.

  • Per domein (klantomgeving) worden de exports na elkaar afgehandeld. Indien een collega dus net een export gestart heeft wordt uw export pas gestart zodra deze is afgerond. In de workflowmodule kan eventueel bekeken worden of de workflow bezig is, of nog in de wachtrij staat. Wel is het zo dat er een aparte wachtrij is voor deze Excel exports. Deze exports zijn dus niet afhankelijk van regulier geplande workflows of printtaken.



Openen van exportbestand

Zodra het exportbestand gereed is ontvang u hiervan een notificatie in uw persoonlijke berichtenbox in Beeyond. Het tellertje naast de berichtenbox toont het aantal ongelezen berichten, en dit nummer wordt in dat geval direct opgehoogd waardoor helder is dat het bestand voor u klaar staat. Klik op het envelopje om de berichtenbox te openen. 

De berichtenbox ziet er vervolgens uit zoals in bovenstaande afbeelding weergegeven. De kolom Gelezen komt overeen met het tellertje bij het envelopje. Een bericht wordt als gelezen gemarkeerd zodra deze geopend wordt. Het openen van het Excel bestand direct vanuit de kolom 'Bijlagen' zorg er dus niet voor dat het bericht als gelezen gemarkeerd wordt.

Nadat een regel is geopend ziet dit er als volgt uit:

Klik op de link om het bestand vanuit Beeyond te downloaden.



Verwijderen van exportbestand

Indien u een export in Beeyond wilt verwijderen kan dit via het 'Verwijderen' icoontje:

Klik dan op het icoontje om te bevestigen.



Stoppen lopende export

Indien u een lopende Excel export workflow wilt stoppen kan dit als volgt (mits u voldoende rechten hebt):

  • Ga naar Workflows, Workflows en dan Taken wachtrij of Taken bezig. Het menupad waar de workflow zich bevind is afhankelijk van de status van de Excel export workflow

  • Indien de worklow bezig is is deze zichtbaar bij 'Taken bezig'. Selecteer de workflow en klik op 'Verwijderen'.



Rechten

Standaard heeft iedereen rechten om een Excel export te starten. Vooralsnog kan in de rechten hier geen onderscheidt in worden gemaakt, en kan dit recht dus niet ontnomen worden.

Wel is het instelbaar dat in de workflowgeschiedenis alleen de eigen gestarte Export-workflows bekeken kunnen worden, of alle Excel exports. Hiermee kan ingesteld worden dat een medewerker bepaalde artikelen/velden kan bekijken waar hij/zij geen rechten op heeft.

Dit kan als volgt ingesteld worden:

  • Ga naar Beveiliging, Rollen en open de juiste Rol.

  • Ga naar het tabblad Workflows

  • Zorg dat in de regel Excel export 'Eigen geschiedenis' is aangevinkt

Let op: Bij Excel export zijn ook de vinkjes aanwezig Aanmaken taak, stop, plannen. Deze hebben echter geen functie. Momenteel is het in Beeyond zo ingesteld dat Iedereen rechten heeft om een Excel export te starten.