Massa wijzigingen

Met behulp van de massa-wijzigingsactie is het voor een gebruiker mogelijk om gegevens in massa te verrijken, te wijzigen of te verwijderen. Het uitvoeren van een massa-wijzigingsactie kan onderverdeeld worden in een aantal stappen:

Stap 1: Selecteer entiteiten 

Het wijzigen van gegevens begint met het selecteren van de entiteiten die gewijzigd dienen te worden. Dat kan op verschillende manieren:

• Ga naar Gegevens, Entiteiten, en open de gewenste entiteit. Selecteer vervolgens de entiteiten die aangepast dienen te worden. Via de Ctrl en Shift toets kunnen eenvoudig meerdere entiteiten geselecteerd worden. Door de Ctrl toets ingedrukt te houden kunnen afzonderlijke regels eenvoudig geselecteerd worden. Met de Shift toets is het eenvoudig om een reeks entiteiten te selecteren. Klik daartoe op de eerste regel, houdt Shift ingedrukt en klik dan op de laatste regel van de entiteiten die aangepast dienen te worden.

Open

• Een tweede manier is het wijzigen van gegevens aan de hand van filters. Dat kan door onder een kolomtitel een bepaalde term in te geven. Zie onderstaande afbeelding ter illustratie waarbij gefilterd wordt op 'samsung'.
  
  

  Open

  

• Een laatste mogelijkheid is door toepassing van een geavanceerd filter. Klik op Zoeken, Tonen geavanceerd filter om een nieuw filter in te stellen of open een bestaand filter. Het openen van een bestaand filter kan via dezelfde 'Zoeken' knop, of ga naar Gegevens, Filters, en open de gewenste filter. Het toevoegen van een geavanceerd filter is hier beschreven.

  
  
  

Naast de afzonderlijke filters is het ook mogelijk een combinatie van filters toe te passen. Een voorbeeld is dat via het geavanceerde filter wordt gefilterd op artikelen met een verkoopprijs incl. BTW groter dan  E1.100,-  Daarnaast is via het simpele filter gefilterd op de artikelgroep "camera". Zie onderstaande afbeelding.

Het wijzigen van gegevens via de massa wijzigingen wizard kan door regels te selecteren. Indien er geen regel geselecteerd is, of slechts één dan worden alle entiteiten meegenomen waarop gefilterd is

Stap 2: Start massa wijzigingen wizard

Nadat de gewenste entiteiten geselecteerd zijn kan de Massa wijzigingen wizard gestart worden. Dat kan door op het icoontje  te klikken. Dit icoontje is zichtbaar in de werkbalk nadat een entiteit geopend is.

Afhankelijk van de ingestelde rechten is dit icoontje zichtbaar voor een gebruiker. In de sectie Rechten is beschreven hoe deze rechten juist ingesteld kunnen worden.

Daarnaast kan de wizard alleen gestart worden indien maximaal 10.000 entiteiten geselecteerd zijn. Indien een groter aantal is geselecteerd volgt onderstaande foutmelding. Indien meer dan 10.000 entiteiten aangepast dienen te worden zullen meerdere bulkmutaties uitgevoerd moeten worden. Een ander alternatief is het wijzigen van gegevens via een import.

Nadat de wizard gestart is wordt eerst een kort overzicht gegeven. Dit overzicht kan gebruikt worden om te controleren of de juiste entiteiten aangepast worden. In dit overzicht is zichtbaar:

• Het aantal entiteiten dat gewijzigd wordt.

• De naam van de entiteit van waaruit de wizard gestart is.

• De datum dat de actie uitgevoerd wordt in UTC tijd. Dit is een standaard gecoördineerde wereldtijd. Let op dat dit dus niet de Nederlandse tijd betreft.

• De naam van de medewerker die de actie uitvoert.

• De gebruikte filters.

Boven in het scherm is zichtbaar in welke stap van de wizard men zich bevindt. In bovenstaande afbeelding is dit de stap 'Overzicht'.

Navigeren door de wizard is mogelijk met behulp van de navigatiebalk onder in het scherm. Onderstaande tabel geeft de betekenis van de verschillende acties weer.

Stap 3: Selecteer de gewenste actie

Nadat het overzicht is gecontroleerd kan op volgende worden geklikt, waarna de gewenste actie geselecteerd kan worden die je wilt uitvoeren. Dit ziet er als volgt uit:

De betekenis van de verschillende acties is samengevat in onderstaande tabel. Klik op de gewenste actie voor meer informatie.

Stap 4: Raadpleeg voortgang / resultaat

Afhankelijk van het aantal entiteiten dat wordt aangepast en de gegevens die worden aangepast kan de Massa wijziging enige tijd in beslag nemen. Nadat op 'Start' is geklikt is in het overzciht van een entiteit de wijziging dus mogelijk niet direct zichtbaar. Het indexeerknopje (dat zichtbaar is in een entiteit overzicht)  is altijd groen nadat de massa wijziging is gestart. Dit icoontje is echter niet afhankelijk van de massa wijziging, en geeft dus geen indicatie voor het feit of de massa wijziging is uitgevoerd. Groen betekent dat alle entiteiten/attributen die een gebruiker heeft ingevoerd, zijn geindexeerd. De massa wijzigingen worden echter via een workflow uitgevoerd en vallen hier dus buiten. Indien het een kleine massa wijziging betreft duurt het uitvoeren ervan slechts enkele seconden. Met het verversicoontje  kun je in dat geval de wijzigingen zichtbaar maken.

Ga naar Workflows, Workflows om de status of het resultaat van de massa wijziging te bekijken. Afhankelijk van het feit of het systeem bezig is met het uitvoeren van de Massa wijziging of dat deze reeds is uitgevoerd is de actie zichtbaar bij Taken bezig of Geschiedenis. In onderstaande afbeelding is de Massa wijziging reeds uitgevoerd waardoor deze bij 'Geschiedenis' staat. Daarbij is de datum/tijd zichtbaar waarop de actie gestart is, hoelang de actie heeft geduurd, en of de actie succesvol is uitgevoerd. Een workflow wordt altijd door de administrator uitgevoerd. Hier is dus niet de naam zichtbaar van degene die de actie daadwerkelijk gestart heeft. Overigens dien je wel de juiste rechten te hebben om het menupad workflows te bekijken. Klik hier voor meer informatie over het instellen van de rechten.

Dubbelklik op de regel om de details van de workflow te bekijken. Onderstaand een afbeelding hoe dit eruit kan zien

Let op dat het niet mogelijk is om een reeds uitgevoerde massa wijziging ongedaan te maken.